Polityka prywatności eCarService i informacja o przetwarzaniu danych

Ostatnia aktualizacja: 18.09.2025
Administrator danych: [eCarService sp. z o.o.], ul. [adres], [kod, miejscowość], KRS [●], NIP [●], e-mail: privacy@ecarservice.pl / [inny kontakt] („eCarService”, „my”, „nasz”).

Niniejszy dokument wyjaśnia: kim jesteśmy, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach i na jakiej podstawie, jak długo, komu je udostępniamy, jakie masz prawa oraz jak dbamy o bezpieczeństwo danych – zgodnie z RODO (Rozporządzenie (UE) 2016/679) i ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

1) Zakres – kiedy ma zastosowanie ta Polityka

Polityka dotyczy danych gromadzonych:

• na stronach i podstronach ecarservice.pl (w tym panel klienta, formularze, rezerwacje),
• w ramach usług serwisowych (np. kosztorysy szkód komunikacyjnych weDAT, abonamenty),
• poprzez kontakt e-mail/telefon/czat oraz profile społecznościowe eCarService,
• w toku rozliczeń (płatności online, faktury), wsparcia i działań marketingowych (za zgodą).

2) Kategorie danych, cele i podstawy prawne (art. 6 ust. 1 RODO)

A. Założenie konta / logowanie do panelu

• Dane: imię, nazwisko, e-mail, hasło (hash), nr telefonu, opcjonalnie VIN/marka/model auta.
• Cel: utworzenie i obsługa konta, dostęp do kosztorysów, historii napraw, rezerwacji.
• Podstawa: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

B. Realizacja usług serwisowych (naprawy, kosztorysy weDAT, abonament)

• Dane: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane pojazdu (VIN, przebieg), zakres zlecenia, zdjęcia szkód, kosztorysy, dokumentacja serwisowa, historia obsługi, dane do faktury.
• Cel: przyjęcie i realizacja zlecenia, przygotowanie kosztorysu weDAT, rozliczenia, reklamacje.
• Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) i obowiązek prawny (podatki/księgi – art. 6 ust. 1 lit. c).

C. Płatności online

• Dane: imię, nazwisko, e-mail, kwota, adres rozliczeniowy, fragmenty danych transakcyjnych (tokeny).
• Cel: przyjęcie płatności za usługi/abonament.
• Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c).
• Uwaga: korzystamy z zewnętrznych operatorów płatności, np. [Stripe/PayU/Przelewy24 – zaznacz właściwe]. Dane kart są przetwarzane przez operatora; eCarService nie przechowuje numerów kart.

D. Komunikacja nie-marketingowa (obsługa, statusy zleceń, bezpieczeństwo konta)

• Dane: kontaktowe i identyfikacyjne, historię korespondencji, logi systemowe.
• Cel: odpowiedzi na zapytania, powiadomienia o zleceniu, weryfikacje, bezpieczeństwo.
• Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) i uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f – bieżąca obsługa, dochodzenie roszczeń, zapobieganie nadużyciom).

E. Marketing (e-mail/SMS/push) i telemetria serwisu

• Dane: e-mail/telefon, preferencje, historia interakcji, cookies/identyfikatory online.
• Cel: przesyłanie informacji o usługach, abonamencie, promocjach; pomiar skuteczności.
• Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a + art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 Prawa telekomunikacyjnego dla telefonu/SMS).
• Możesz wycofać zgodę w każdym momencie (bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania).

F. Analityka, statystyka, rozwój usług i bezpieczeństwo

• Dane: zdarzenia w serwisie, logi, adres IP, nagłówki przeglądarki, przybliżona lokalizacja (z IP), identyfikatory urządzeń/cookies (szczegóły w Polityce cookies).
• Cel: poprawa użyteczności, wykrywanie nadużyć i incydentów, raporty jakości.
• Podstawa: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) – rozwój i bezpieczeństwo usług.
• W zakresie, w jakim wymagają tego przepisy – opieramy się na zgodzie cookies (art. 173 PT).

G. Rekrutacja (gdy aplikujesz do pracy)

• Dane: CV, dane kontaktowe, historia zatrudnienia, oceny/kompetencje.
• Cel: proces rekrutacyjny, przyszłe rekrutacje (jeśli wyrazisz zgodę).
• Podstawa: art. 22¹ KP, art. 6 ust. 1 lit. b (działania przedumowne), lit. a (zgoda – dodatkowe dane), lit. f (ochrona przed roszczeniami).

Nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) chyba że przekażesz je dobrowolnie i wyraźnie zgodzisz się na ich przetwarzanie – wtedy poinformujemy Cię o zasadach i ograniczeniach.

3) Źródła danych

• Bezpośrednio od Ciebie (formularze, panel, e-mail/telefon, serwis).
• Urządzenia i przeglądarki (cookies/piksele – zgodnie z Polityką cookies).
• Operatorzy płatności ([Stripe/PayU/Przelewy24]) – statusy transakcji.
• Partnerzy (np. ubezpieczyciele, CFM/leasing – tylko na podstawie umów i przepisów).
• Serwisy społecznościowe (gdy użyjesz logowania lub wtyczek – w zakresie Twojej zgody).

4) Odbiorcy danych (powierzenia i udostępnienia)

Przekazujemy dane wyłącznie, gdy to konieczne i na podstawie umów powierzenia lub przepisów:

• Microsoft Azure (hosting, baza danych, backupy, bezpieczeństwo) – Microsoft Ireland Operations Ltd.; dane przetwarzane w regionach UE (np. Poland Central / West Europe) z Private Link, Key Vault i szyfrowaniem.
• Operatorzy płatności: [Stripe/PayU/Przelewy24] – rozliczenia online.
• Dostawcy poczty/komunikacji (e-mail/SMS), narzędzia helpdesk/CRM.
• Dostawcy analityki/monitoringu (np. Application Insights/Log Analytics).
• Biuro rachunkowe, kancelarie, ubezpieczyciele (gdy dotyczy szkód).
• Organy publiczne – tylko gdy wymagają tego przepisy.

Każdy podmiot przetwarzający działa na podstawie umowy i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami.

5) Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady przetwarzamy dane w EOG. Jeżeli wyjątkowo dojdzie do transferu poza EOG (np. wsparcie producenta oprogramowania), stosujemy mechanizmy z rozdz. V RODO, w szczególności Standardowe Klauzule Umowne (SCC) i ocenę ryzyka transferu (TIA). Informacje o aktualnych transferach udostępniamy na żądanie: privacy@ecarservice.pl.

6) Okres przechowywania

• Konto/umowa: przez okres świadczenia usługi + do 6 lat (przedawnienie roszczeń).
• Dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku podatkowego.
• Marketing (na zgodzie): do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.
• Logi bezpieczeństwa/analityka: co do zasady do 12 miesięcy, chyba że incydent wymaga dłuższego utrzymania.
• Rekrutacja: do zakończenia procesu; baza talentów – na zgodzie, maks. 12 miesięcy.

Po upływie okresów dane usuwamy lub anonimizujemy.

7) Twoje prawa (RODO)

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych (art. 15),
• sprostowania (art. 16),
• usunięcia („bycia zapomnianym”) (art. 17),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia (art. 20),
• sprzeciwu (art. 21) – wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie i marketingu bezpośredniego,
• wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3) – bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania,
• wniesienia skargi do Prezesa UODO: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Kontakt w sprawie praw: privacy@ecarservice.pl
Wnioski realizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni (z możliwością przedłużenia zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO).

8) Wymóg/dobrowolność podania danych

Podanie danych niekiedy jest wymogiem umownym lub ustawowym (np. do rozliczeń). Brak danych może uniemożliwić świadczenie usług (np. założenie konta, przygotowanie kosztorysu, płatność).

9) Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany (art. 22 RODO).
Możemy prowadzić profilowanie marketingowe na podstawie Twoich zgód (cookies/remarketing), aby lepiej dopasować treści – zawsze możesz odmówić (zarządzanie zgodą cookies + wycofanie zgody marketingowej).

10) Komunikacja marketingowa i SMS

Wysyłamy komunikaty marketingowe (e-mail/SMS/push) wyłącznie na podstawie Twojej zgody.

• Rezygnacja: link „wypisz się/Unsubscribe” w stopce e-maila, odpowiedź „STOP” w SMS lub kontakt: privacy@ecarservice.pl.
• Wiadomości transakcyjne (np. potwierdzenia zleceń, rozliczeń) mogą być wysyłane niezależnie od statusu zgody marketingowej.

11) Media społecznościowe i treści publiczne

Jeśli korzystasz z przycisków/plug-inów (np. „Lubię to”, „Udostępnij”) lub logowania przez konto społecznościowe, serwisy te mogą gromadzić dane zgodnie z własną polityką prywatności.
Prosimy nie publikować danych wrażliwych w komentarzach/opiniach widocznych publicznie.

12) Dzieci

Usługi eCarService są przeznaczone dla osób powyżej 16 roku życia (art. 8 RODO – w PL próg zgody dziecka to 16 lat). Nie przetwarzamy świadomie danych dzieci młodszych niż 16 lat w usługach społeczeństwa informacyjnego.

13) Bezpieczeństwo danych

Korzystamy z infrastruktury Microsoft Azure w regionach UE, stosując m.in.:

• szyfrowanie „w spoczynku” (TDE) i „w tranzycie” (TLS),
• Azure Key Vault na klucze/sekrety, Managed Identity,
• sieci prywatne (VNet, Private Endpoint) – brak publicznego dostępu do DB/Redis/Storage,
• WAF/Front Door, rate-limiting i monitorowanie (Application Insights, Log Analytics),
• zasady least privilege, MFA/SSO (Entra ID) dla dostępu administracyjnego,
• kopie zapasowe i PITR (odtwarzanie do punktu w czasie).

Pamiętaj, że żadna transmisja elektroniczna nie gwarantuje 100% bezpieczeństwa, jednak wdrażamy środki adekwatne do ryzyka.

14) Pliki cookies i podobne technologie

Szczegóły znajdziesz w odrębnej Polityce cookies (baner zgód, kategorie, dostawcy, okresy, możliwość zmiany ustawień).
Możesz zarządzać zgodą przez baner lub ustawienia przeglądarki. Niektóre cookies są niezbędne do działania serwisu.

15) Zmiany Polityki

Politykę możemy aktualizować w związku ze zmianami prawa/technologii. O istotnych zmianach poinformujemy w serwisie i (jeżeli dotyczy) e-mailem. Data aktualizacji znajduje się na początku dokumentu. Jeśli wymagane – poprosimy o ponowną zgodę.

16) Kontakt / Inspektor Ochrony Danych

• Administrator: [eCarService sp. z o.o.], ul. [adres], [kod, miejscowość]
• E-mail ds. prywatności: privacy@ecarservice.pl
• Inspektor Ochrony Danych (jeśli powołany): [imię i nazwisko IOD], iod@ecarservice.pl
• Skargi: Prezes UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl

Podsumowanie prostym językiem

• Używamy Twoich danych, aby zrealizować usługę, prowadzić panel klienta, przygotować kosztorys weDAT, rozliczyć płatności i usprawniać serwis.
• Nie sprzedajemy Twoich danych. Współpracujemy z zaufanymi podmiotami (Azure, operatorzy płatności) na podstawie umów i w granicach prawa.
• Masz pełen zestaw praw RODO i łatwy kontakt: privacy@ecarservice.pl.
• Marketing wysyłamy tylko za zgodą i zawsze możesz się wypisać.